Comprendere il lavoro e riuscire a completarlo sono due cose diverse
Anche dopo aver compreso il contenuto di un lavoro ed essere riusciti a descriverne problemi e soluzioni, restano altre fasi: mantenere l’obiettivo, scegliere l’azione successiva, aggiornare le condizioni, trasformare le idee in un documento, controllare gli errori e consegnare.
In riunione si espone subito la soluzione, ma una volta tornati alla scrivania non si riesce ad aprire il documento. Il progetto è chiaro, ma trasformarlo nel testo o nella tabella richiesta richiede molto tempo. Il contenuto è pronto, ma la verifica non finisce e non si riesce a consegnarlo. In questi casi bisogna individuare la fase successiva alla comprensione in cui il processo si interrompe.
Le fasi in cui il lavoro si ferma
La lentezza non va considerata come un unico problema: conviene separare le fasi che seguono la comprensione.
| Fase in cui il lavoro si ferma | Come si manifesta |
|---|---|
| Avvio | Si sa che cosa fare e si conosce già la risposta, ma non si compie la prima operazione |
| Mantenimento dell’obiettivo e aggiornamento delle condizioni | Si procede con un elemento alla volta, ma durante il lavoro si perde una parte delle condizioni da rispettare |
| Passaggio e ripresa | Dopo un’interruzione, bisogna rileggere il lavoro per ricostruire ciò che era già stato deciso |
| Stesura | L’idea prende forma rapidamente nella mente, ma trasformarla in un testo, una tabella o un formato prestabilito richiede tempo |
| Verifica | Si ricontrollano più volte gli stessi punti e non si riesce a concludere il controllo |
| Completamento e consegna | Il contenuto è pronto, ma non sono chiari i criteri per considerarlo concluso e quindi non viene consegnato |
Una persona che si ferma prima di iniziare e una che impiega molto tempo nell’inserimento o nella verifica dopo l’avvio hanno bisogno di modifiche diverse. La prima fase su cui intervenire è quella che assorbe più tempo e genera più rilavorazioni.
Le differenze cognitive emergono in fasi diverse
In un profilo cognitivo, capacità elevate di comprensione verbale o ragionamento possono aiutare a cogliere rapidamente il significato di una spiegazione, la struttura di un problema e la soluzione. Tenere a mente quella soluzione mentre si gestiscono più condizioni coinvolge invece la memoria di lavoro; continuare a confrontare, trascrivere e inserire informazioni coinvolge la velocità di elaborazione.
Dopo aver definito una linea d’azione in riunione, per esempio, occorre ancora distinguere decisioni prese e questioni aperte, tenere presenti responsabili, scadenze e formato di consegna, inserire i dati e confrontare numeri e diciture. Comprendere rapidamente e completare rapidamente questa sequenza non sono la stessa cosa.
I punteggi delle capacità cognitive non indicano da soli la causa della lentezza. Confrontati con la fase in cui il lavoro si ferma, aiutano a capire quali operazioni richiedono più sforzo.
Compensare con le capacità più forti può richiedere tempo per mantenere la precisione
Nelle attività quotidiane si usano spesso le capacità più forti per gestire le fasi più impegnative.
- Raggruppare condizioni dettagliate in unità dotate di significato
- Assegnare un nome a figure o configurazioni spaziali per ordinarle verbalmente
- Ripetere mentalmente la procedura per non perdere il punto raggiunto
- Usare un lavoro precedente come modello e concentrarsi soltanto sulle differenze del nuovo caso
In una relazione ricorrente, i dettagli possono essere riuniti in fasi già familiari, come “raccolta, verifica, consegna”. In un’attività nuova, gli stessi dettagli vanno invece elaborati uno alla volta, aumentando omissioni e riletture. Dare un nome e un significato ai passaggi sostiene la precisione, ma questa rielaborazione richiede tempo.
Quando il tempo è poco, diventa più difficile verbalizzare, attribuire un significato, organizzare i passaggi e controllare il risultato. Dopo un’interruzione, si aggiunge anche la necessità di ricostruire obiettivo, punto raggiunto e azione successiva. Se il lavoro procede in un ambiente tranquillo ma peggiora quando bisogna rispondere subito o svolgere più attività insieme, può mancare il tempo necessario per usare le strategie abituali.
Trasferire le strategie mentali nella struttura del lavoro
Le strategie che hanno funzionato possono diventare procedure riproducibili anche nelle giornate più impegnative.
| Fase in cui il lavoro si ferma | Struttura da incorporare nel lavoro |
|---|---|
| Avvio | Collegare l’orario di inizio alla prima azione concreta, per esempio aprire il documento o inserire i titoli |
| Mantenimento dell’obiettivo | Riunire obiettivo, condizioni e formato di consegna in un’unica pagina e contrassegnare le condizioni già soddisfatte |
| Passaggio e ripresa | Prima di interrompersi, annotare “completato fino a qui / prossimo passaggio” |
| Stesura | Separare contenuto, formattazione e verifica e preparare in anticipo struttura e modello |
| Operazioni ripetitive | Gestire trascrizioni, denominazioni, formattazione e inserimenti ricorrenti con formule, frammenti riutilizzabili e automazioni |
| Verifica e completamento | Stabilire in anticipo i punti da controllare, il numero di verifiche e le condizioni che rendono il lavoro pronto per la consegna |
Riducendo ciò che va ricordato e ricostruito mentalmente ogni volta, diminuiscono contemporaneamente il tempo necessario, gli errori e le rilavorazioni, rendendo il lavoro più stabile.
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