Hiểu được và hoàn thành công việc là hai điều khác nhau
Dù hiểu nội dung công việc và giải thích được vấn đề cùng giải pháp, bạn vẫn còn các bước phía sau: ghi nhớ mục tiêu, chọn hành động tiếp theo, cập nhật điều kiện, chuyển ý tưởng thành sản phẩm, kiểm tra lỗi và nộp kết quả.
Bạn có thể giải thích ngay giải pháp trong cuộc họp nhưng trở về bàn lại chưa mở được tài liệu để bắt đầu. Ý tưởng đã sẵn sàng nhưng mất nhiều thời gian để viết thành văn bản hoặc bảng theo yêu cầu. Nội dung đã xong nhưng chưa thể kết thúc việc kiểm tra nên không nộp được. Trong những trường hợp này, điều cần xem là bạn đang dừng ở công đoạn nào sau khi đã hiểu.
Những công đoạn khiến công việc dừng lại
Thay vì gộp mọi thứ thành “làm việc chậm”, hãy chia phần sau khi hiểu thành từng công đoạn.
| Công đoạn bị vướng | Biểu hiện |
|---|---|
| Bắt đầu | Biết việc cần làm và câu trả lời nhưng chưa bắt đầu thao tác đầu tiên |
| Giữ mục tiêu và cập nhật điều kiện | Có thể làm từng việc một nhưng quên một số điều kiện giữa chừng khi phải xử lý nhiều điều kiện |
| Chuyển việc và tiếp tục | Sau khi bị gián đoạn, phải đọc lại để nhớ mình đã quyết định đến đâu |
| Chuyển ý tưởng thành sản phẩm | Nhanh chóng hình dung được ý tưởng nhưng mất nhiều thời gian để viết thành văn bản, bảng hoặc định dạng yêu cầu |
| Kiểm tra | Xem đi xem lại cùng một chỗ và không thể kết thúc việc rà soát |
| Hoàn thành và nộp | Nội dung đã xong nhưng chưa xác định tiêu chí hoàn thành nên không nộp |
Người chỉ bị vướng ở bước bắt đầu cần thay đổi công đoạn khác với người mất nhiều thời gian nhập hoặc kiểm tra sau khi đã bắt đầu. Công đoạn chiếm nhiều thời gian và thường phải làm lại là điểm nghẽn cần thay đổi trước tiên.
Chênh lệch năng lực nhận thức thể hiện theo từng công đoạn
Trong hồ sơ nhận thức, khả năng hiểu ngôn ngữ hoặc suy luận tốt giúp bạn nhanh chóng nắm ý nghĩa của lời giải thích, cấu trúc vấn đề và giải pháp. Tuy nhiên, vừa giữ câu trả lời vừa xử lý nhiều điều kiện sẽ đòi hỏi nhiều trí nhớ làm việc. Liên tục đối chiếu, chép và điền thông tin lại đặt yêu cầu cao hơn lên tốc độ xử lý.
Chẳng hạn, sau khi đã quyết định hướng làm trong cuộc họp, bạn vẫn phải tách việc đã quyết định khỏi việc chưa quyết định, vừa nhập vừa nhớ người phụ trách, thời hạn và định dạng cần nộp, rồi đối chiếu số liệu và cách viết. Hiểu nhanh và hoàn thành nhanh cả chuỗi công đoạn này là hai điều khác nhau.
Điểm năng lực nhận thức không được dùng như tên gọi cho nguyên nhân khiến công việc chậm. Khi đối chiếu với công đoạn thực sự bị dừng, điểm số giúp cân nhắc quá trình xử lý nào đang đòi hỏi nhiều công sức nhất.
Dùng năng lực mạnh để hỗ trợ có thể giúp chính xác hơn nhưng cũng tốn thời gian
Trong công việc thường ngày, bạn thường dùng năng lực mạnh để hỗ trợ những công đoạn tốn sức.
- Gom các điều kiện nhỏ thành nhóm có ý nghĩa
- Đặt tên cho hình hoặc bố cục, rồi sắp xếp trình tự bằng lời
- Tự nhắc các bước trong đầu để nhớ mình đang làm đến đâu
- Dùng công việc trước làm mẫu và chỉ suy nghĩ về điểm khác của công việc mới
Với báo cáo theo mẫu quen thuộc, bạn có thể xử lý các chi tiết theo những nhóm đã biết như “tổng hợp, kiểm tra, nộp”. Nhưng với công việc lần đầu thực hiện, bạn phải xử lý từng chi tiết nên dễ bỏ sót và phải đọc lại nhiều hơn. Diễn đạt bằng lời và gắn ý nghĩa giúp giữ độ chính xác, nhưng những bước chuyển đổi này cũng cần thời gian.
Khi thời gian quá gấp, bạn khó dành thời gian cho việc diễn đạt bằng lời, gắn ý nghĩa, sắp xếp các bước và kiểm tra. Nếu bị gián đoạn, bạn còn phải nhớ lại mục tiêu, bước đang làm và hành động tiếp theo để quay về công việc cũ. Nếu có thể làm trong môi trường yên tĩnh nhưng dễ bị rối khi phải trả lời ngay hoặc xử lý đồng thời, sự khác biệt nằm ở việc bạn có đủ thời gian để dùng cách hỗ trợ quen thuộc hay không.
Đưa cách tự hỗ trợ trong đầu vào quy trình làm việc
Biến những cách hỗ trợ đã hiệu quả thành hình thức có thể dùng lại ngay cả trong ngày bận rộn.
| Công đoạn bị vướng | Cách đưa hỗ trợ vào công việc |
|---|---|
| Bắt đầu | Gắn giờ bắt đầu với thao tác đầu tiên như mở tệp hoặc viết các tiêu đề |
| Giữ mục tiêu | Gom mục đích, điều kiện và định dạng cần nộp vào một trang, đánh dấu điều kiện đã đáp ứng |
| Chuyển việc và tiếp tục | Trước khi dừng, ghi “đã xong đến đây / tiếp theo làm việc này” |
| Chuyển ý tưởng thành sản phẩm | Tách riêng các bước tạo nội dung, chỉnh định dạng và kiểm tra; chuẩn bị trước khung và mẫu |
| Thao tác lặp lại | Dùng công thức, đoạn nội dung có sẵn và tự động hóa cho việc chép dữ liệu, đặt tên, định dạng và nhập nội dung cố định |
| Kiểm tra và hoàn thành | Xác định trước các mục cần kiểm tra, số lần kiểm tra và trạng thái đủ điều kiện để nộp |
Giảm những việc phải nhớ lại và sắp xếp lại trong đầu mỗi lần sẽ giúp đồng thời giảm thời gian, lỗi và số lần làm lại, nhờ đó công việc ổn định hơn.
BrainTypeIQ đặt IQ tổng quát cạnh 5 lĩnh vực để bạn đối chiếu với công đoạn thực sự bị dừng và xem công việc đang đòi hỏi nhiều nhất ở năng lực nào. Thứ tự xem kết quả được giải thích trong bài Cách đọc báo cáo BrainTypeIQ.